Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — unabhängig von Größe oder Umsatz. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein normales PDF reicht dafür nicht mehr aus: Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Was sich wann ändert
Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist mehr — diese Pflicht gilt bereits. Beim Versand selbst gestaffelt es sich zeitlich: Bis Ende 2026 dürfen die meisten Unternehmen ihre Rechnungen noch als Papier oder PDF verschicken. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro auf E-Rechnungen umstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Rechnungen in Deutschland, ganz ohne Ausnahme mehr nach Umsatzgröße. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben dauerhaft vom Versenden befreit — müssen aber weiterhin empfangen können.
Was das für Sie konkret bedeutet
Wenn Sie noch nicht geprüft haben, ob Sie eingehende E-Rechnungen überhaupt verarbeiten können, ist das der erste Schritt — unabhängig davon, wann Sie selbst mit dem Versand starten müssen. Für viele kleine Betriebe reicht dafür zunächst ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Anhänge entgegennehmen kann. Für den späteren Versand lohnt sich ein früher Blick auf die eigene Buchhaltungssoftware: Unterstützt sie XRechnung oder ZUGFeRD bereits, oder steht hier eine Umstellung an?